Todas as empresas sofrem com conflitos, mas existe um limite do que pode ser considerado saudável. Muitos conflitos podem gerar quebras entre departamentos ou equipes, dificultando a comunicação e cascateando a situação para outros colaboradores que não fazem parte do problema, gerando uma falha em todo o sistema da empresa.
Processos, quando bem aplicados e definidos, podem solucionar esses conflitos e evitar que novos surjam, já que melhoram toda a comunicação da organização. Além disso os processos bem estruturados e alinhados à Cultura Organizacional do negócio permitem que mais facilmente todos possam trabalhar de forma mais fluída para alcançar e entregar o Propósito da empresa.
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Entenda a seguir como os processos podem ajudar a sua empresa a crescer de uma forma mais estruturada minimizando a ocorrência de conflitos e quais cuidados que você deve ter durante a construção e implantação de novos processos:
1) Desenvolvimento da equipe
Quando uma equipe está ciente das metodologias e processos que devem ser aplicados, os colaboradores podem investir mais tempo e energia em se aperfeiçoar, melhorando suas técnicas e habilidades, ao invés de perder tempo com pequenas decisões diárias.
Além disso a clareza de processos diminui o número de conflitos, não somente entre os colaboradores, mas entre as lideranças e seus liderados, já que durante a contratação de novos profissionais são transmitidos e explicados em detalhes toda a jornada do serviço e qual a missão do colaborador dentro da organização, diminuindo dúvidas e incertezas e alinhando expectativas.
As lideranças também passam a ter mais liberdade para cuidar de atividades gerenciais e estratégicas, diminuindo o gasto de tempo com micro gerenciamentos e a preocupação com as atividades rotineiras dos colaboradores.
Profissionais mais capacitados e mais segurança geram motivação nas pessoas, resultando em maior desempenho e felicidade e consequentemente aumento de produtividade e alcance de resultados.
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2) Colaboradores mais engajados
Isso acontece porque os colaboradores têm muito claro quais são os passos a seguir e não se sentem perdidos com relação ao futuro ou as suas responsabilidades.
Evita também a sobrecarga em um único colaborador, diluindo as tarefas e mantendo uma proporção saudável de atividades a serem cumpridas por todos.
A percepção sobre a empresa também melhora, aumentando a confiança e credibilidade que ela transparece tanto dentro como fora das suas estruturas, pois com a melhora dos processos e a maior autonomia e excelência do trabalho dos colaboradores, é natural que o produto ou serviço entregue tenha maior qualidade e gere uma melhor experiência para o cliente.
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3) Integração entre departamentos e diminuição do retrabalho
Com processos mapeados e implantados a integração entre equipes e departamentos aumenta, diminuindo ruídos de comunicação que aconteciam anteriormente. As equipes passam a se apoiar mutuamente, entendendo que o processo bem aplicado pelo outro irá facilitar e reduzir o seu trabalho e vice-versa.
Com uma comunicação mais fluida acelera a compreensão do que o outro espera e deseja, qual o real trabalho a ser feito, diminuindo as idas e vindas de tarefas, otimizando o tempo dos seus colaboradores e aumentando a produtividade e resultados do negócio.
Neste ponto automações e novas tecnologias podem e devem ser analisadas para entender a viabilidade da aplicação. O cuidado que se deve ter é para que as soluções propostas realmente minimizem e facilitem a jornada do serviço, tornando o processo mais ágil, facilitando a tomada de decisões mais rápida, diminuindo o tempo gasto em tarefas operacionais e aumentando o tempo dedicado a atividades estratégicas.
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4) Importante para garantir o sucesso da implantação dos processos
Lembre-se de que aplicar processos na sua empresa deve acontecer em um ambiente aberto ao diálogo, que escute ativamente o colaborador, suas dores, dúvidas e opiniões.
Portanto, primeiro é preciso identificar as situações de conflito e mapear todas as funções e rotinas dos seus colaboradores para conseguir criar um sistema onde todos sintam-se confortáveis com o que está sendo entregue. Aproveite para conversar com os colaboradores nesta etapa, tendo certeza que tudo o que está sendo identificado é verdadeiro e merece ser solucionado.
Na montagem de um sistema de processos, envolva todos os interessados para que o resultado seja o melhor possível. Isso também ajuda os líderes e colaboradores a se sentirem parte do processo validando internamente as mudanças futuras que serão necessárias.
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5) Treinamento e aplicação das mudanças
Mesmo tendo participado de todas as etapas de preparação do novo sistema de processos, os colaboradores e lideranças precisam ser treinados para o que esta por vir, principalmente quando o gerenciamento desses novos processos envolve novas tecnologias e hábitos.
Por isso, prepare treinamentos individuais e em equipe para que todos estejam alinhados com os novos métodos de trabalho, e depois planeje um período de adaptação onde todos podem trazer dúvidas e erros que serão cuidadosamente analisados. Após esse período, mensure seus resultados e perceba se as mudanças foram positivas ou não. Se sim, lembre-se de parabenizar todos pelo sucesso. Se não, volte as etapas do ponto anterior e entenda o que precisa ser revisto.
Lembre-se também de treinar suas lideranças para a aplicação desses novos processos. É necessário um canal aberto entre os colaboradores e suas lideranças para que seja uma mudança bem-sucedida. Lideranças autoritárias e que não se mantenham envolvidas no dia-a-dia dos colaboradores podem colocar em risco todo o projeto de implantação dos novos processos.
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E você, sente a necessidade de ter processos mais claros e estruturados na sua empresa? Percebe o aumento de conflitos entre os colaboradores e as lideranças? Qual será o seu primeiro passo para gerar mudanças significativas?
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