Muitos empreendedores e líderes subestimam o poder de processos bem estruturados para o crescimento do seu negócio. Especialmente empresas familiares ou com gestores conservadores, mais fechados para possibilidades de mudanças e renovação por muita experiência adquirida ao longo dos anos, e por isso acabam sofrendo com a baixa produtividade das equipes e estruturas muito mais complexas do que o necessário.
Empresas novas também estão altamente sujeitas a falta de definição de processos. Por conta da pouca experiência de gerenciamento ou até sobre o negócio, as lideranças não desenham processos organizados que irão facilitar a administração das equipes e dar um direcionamento ao dia a dia dos colaboradores.
A ligação entre processos bem definidos e produtividade alta
Quando falamos de desenhar processos bem definidos, estamos trabalhando com diversos fatores da rotina de cada colaborador, liderança e empreendedor, mas que trazem benefícios profundos para todos os envolvidos com o negócio.
• Otimização de tempo: sabendo exatamente o que deve ser feito e as subtarefas de cada processo, o colaborador consegue ter mais clareza de suas funções, executando-as com mais liberdade, e as lideranças conseguem focar nas decisões estratégicas para o futuro do negócio, retirando o peso do micro gerenciamento diário.
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• Identificação e solução de problemas com mais agilidade: a estruturação dos processos é algo contínuo. Novas ferramentas, novas tecnologias, ou o próprio crescimento pessoal dos colaboradores podem trazer alterações para os processos, mostrando maneiras mais ágeis e menos burocráticas de solucionar uma necessidade. Com um organograma de tarefas e subtarefas, é possível identificar o que faz ou não sentido no processo, e simplificá-lo, tornando a rotina mais agradável e leve. Este recurso deixa a sua empresa mais adaptável às mudanças do mercado, aumentando sua competitividade.
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• Entregas mais consistentes: o seu cliente final com certeza irá se beneficiar com a estruturação dos processos. Isso porque seus colaboradores e lideranças tem um caminho a seguir, sabendo o que deve ser feito e conseguindo garantir um padrão de entrega e qualidade alinhados com a identidade do negócio.
• Precificação correta: quanto tempo cada colaborador gasta em cada tarefa? Qual o máximo que a sua estrutura atual consegue entregar? Quais pontos podem ser simplificados conseguindo entregar a mesma qualidade e otimizando os recursos? Todas essas perguntas serão respondidas enquanto os processos são desenhados. A clareza sobre o tempo e os recursos humanos e físicos demandados em cada etapa permitem tomadas de decisões mais assertivas, facilitando inclusive analisar e definir melhor os preços dos produtos e serviços.
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• Identificando colaboradores sobrecarregados ou improdutivos: este é um problema que todo líder e empreendedor encontram. Determinar a quantidade de tarefas que estão sendo distribuídas para cada colaborador é um desafio facilmente solucionado com processos claros. É possível perceber onde está existindo retrabalho, os pontos que geralmente o colaborador tem maior dificuldade e acaba travando o fluxo de trabalho, e ter dados concretos sobre a produtividade da sua equipe.
Este último tópico é extremamente importante para alcançar um negócio mais produtivo e lucrativo. Costumamos ver com bons olhos colaboradores que entregam mais do que o esperado e que se dedicam com afinco ao trabalho, mas existe uma grande diferença entre colaboradores dedicados e colaboradores sobrecarregados. Enquanto colaboradores dedicados acreditam e se esforçam pelo negócio, aqueles sobrecarregados tendem a procurar outras oportunidades mais equilibradas e agradáveis. As empresas perdem muitos talentos rotineiramente por conta da sobrecarga de trabalho, enquanto aqueles que não estão conectados ao negócio tendem a se acomodar por saber que terão sempre um talento presente para lidar com funções e tarefas mais desgastantes.
Talentos gostam de empresas estruturadas e organizadas
Ninguém gosta de trabalhar em uma empresa desorganizada, hiper exigente e burocrática. Por isso é essencial a estruturação de processos para que a sua empresa consiga manter seus talentos. Desde a possibilidade de feedbacks mais aprofundados, até a fácil aplicação de mudanças na estrutura da empresa, os processos possibilitam uma liberdade ao colaborador e a percepção constante de crescimento e desenvolvimento.
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Desenhando processos: um trabalho delicado
Estruturar os processos do seu negócio é algo delicado e que deve ser feito com cuidado e afinco. Por envolver a empresa como um todo é importante que durante o desenvolvimento do trabalho todos os colaboradores sejam ouvidos.
Claro que não devemos excluir a experiência e conhecimento dos gestores e empreendedores em relação ao seu próprio negócio, mas também devemos levar em consideração a experiência de trabalho do colaborador e novas formas de facilitar a sua rotina.
Também é importante que dados sejam coletados para definir os processos. Quanto tempo é gasto em cada tarefa, como as tarefas estão sendo distribuídas, se os colaboradores realmente realizam as tarefas ou apenas marcam como concluída e passam para o próximo passo, e como elas podem ser otimizadas ao máximo, reduzindo a burocracia e aumentando a autonomia das equipes.
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Por isso muitos empreendedores e líderes preferem contratar profissionais especializados para auxiliar neste trabalho. Alguém com um olhar imparcial e externo que possa se dedicar a desenvolver o trabalho do início ao fim e que tenha o cuidado ao abordar cada um dos colaboradores envolvidos com o negócio. Além disso a visão sistêmica do profissional especializado e a expertise aumentam o poder de inovação da organização.
Empreendedor e líder, como estão os processos da sua organização? Eles estão bem desenhados, ou ainda seguem passos e tarefas burocráticos e engessados?
O Instituto Mudita pode te auxiliar neste trabalho. A Consultoria para Construção de Processos tem como objetivo mapear todos os processos existentes dentro da organização para construir uma jornada sistêmica de trabalho que otimize os recursos existentes e gere maior valor percebido pelo cliente. Através deste trabalho é possível ter uma gestão estruturada, que não engesse a empresa, mas sim que melhore as relações internas, aumente a produtividade e otimize resultados.
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